1 stycznia 2025 roku to data, która na zawsze zmieni sposób komunikacji przedsiębiorców z urzędami. Obowiązkowe elektroniczne skrzynki do doręczeń to kolejny krok w cyfryzacji państwa, który ma usprawnić przepływ dokumentów, zwiększyć bezpieczeństwo i oszczędzić czas. Czy jesteś gotowy na tę zmianę?
Czym są e-Doręczenia i dlaczego to rewolucja?
e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego, który ma pełną moc prawną. W praktyce oznaczają stopniowe odejście od tradycyjnej, papierowej korespondencji z urzędami i instytucjami publicznymi. Proces ten będzie przebiegał etapami zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych. Do 31 grudnia 2025 roku instytucje publiczne będą wysyłać oficjalne pisma do firm, organizacji i osób prywatnych na ich adres do e-Doręczeń, jeśli go posiadają, przy czym w wyjątkowych przypadkach, uzasadnionych względami organizacyjnymi, urzędy będą mogły zdecydować o zastosowaniu innej formy doręczenia.
Niektóre instytucje, takie jak sądy, prokuratura i organy ścigania, otrzymały więcej czasu na wdrożenie nowego systemu. Dla nich obowiązek korzystania z e-Doręczeń wejdzie w życie dopiero 1 października 2029 roku.
Główne zalety e-Doręczeń:
- Bezpieczeństwo – dokumenty wysyłasz i odbierasz online z potwierdzeniem odbioru.
- Wygoda – dostęp do korespondencji o każdej porze, z dowolnego miejsca (wystarczy komputer lub telefon).
- Oszczędność czasu – szybkie wyszukiwanie adresów e-Doręczeń kontrahentów.
- Szybkość i skuteczność – doręczenie jest równoważne tradycyjnej przesyłce poleconej.
- Powiadomienia w czasie rzeczywistym – śledzenie statusu przesyłki i potwierdzenie doręczenia.
Rządzący wskazują, że jednym z kluczowych aspektów e-Doręczeń jest ich bezpieczeństwo, które gwarantują zarówno państwowe instytucje, jak i zaufani dostawcy usług. Każdy nadawca i odbiorca jest jednoznacznie identyfikowany, co eliminuje ryzyko podszycia się pod inną osobę lub podmiot. Dodatkowo system zapewnia dowód wysyłki i doręczenia – każda przesyłka otrzymuje oficjalne potwierdzenie, dzięki czemu nie ma wątpliwości co do jej skutecznego dostarczenia. Ważnym elementem ochrony korespondencji jest także nienaruszalność treści. Dokumenty przesyłane w ramach e-Doręczeń nie mogą zostać zmienione w trakcie transmisji, co zapewnia ich integralność i pełną wiarygodność.
Kto musi założyć elektroniczną skrzynkę?
Obowiązek dotyczy wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG lub KRS. Terminy jego realizacji różnią się w zależności od daty rejestracji przedsiębiorcy:
- Nowi przedsiębiorcy (rejestrujący się po 1 stycznia 2025 roku) – muszą założyć skrzynkę od razu przy rejestracji przedsiębiorstwa.
- Dotychczasowi przedsiębiorcy:
- zarejestrowani w KRS: obowiązek od 1 kwietnia 2025 roku
- zarejestrowani w CEIDG: obowiązek od 1 października 2026 roku
Kto świadczy usługi e-Doręczeń? KDU vs. PDU
Przedsiębiorca zakładając skrzynkę do e-Doręczeń może wybrać między:
- Publicznym Dostawcą Usług (PDU) – jest to Poczta Polska.
- Tylko komunikacja z urzędami (nie można wysyłać do innych przedsiębiorców czy osób prywatnych).
- Bezpłatna dla użytkowników.
- Kwalifikowanym Dostawcą Usług (KDU) – są to prywatne podmioty certyfikowane (lista wszystkich podmiotów dostępna na stronach rządowych).
- Pełna funkcjonalność – wysyłka do urzędów, przedsiębiorców i osób fizycznych.
- Często dodatkowe funkcje.
Dostępne ścieżki rejestracji:
- Przez Biznes.gov.pl
- Najprostsza opcja – dane automatycznie trafią do Bazy Adresów Elektronicznych (Ministerstwo Cyfryzacji).
- Wniosek podpisujesz Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
- Przy rejestracji przedsiębiorstwa lub zmianie danych w CEIDG/KRS
- Nowi przedsiębiorcy: wniosek składasz równocześnie z rejestracją działalności.
- Dotychczasowi przedsiębiorcy: możesz dodać skrzynkę przy aktualizacji danych w CEIDG/KRS.
- U kwalifikowanego dostawcy (KDU)
- Proces odbywa się bezpośrednio na platformie wybranego KDU – każdy dostawca ma własną procedurę.
- Po założeniu skrzynki dane i tak trafiają do Bazy Adresów Elektronicznych.
Wymagane dane we wniosku:
- Nazwa firmy,
- NIP, REGON, KRS (jeśli dotyczy),
- Adres do korespondencji,
- Adres e-mail (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG),
- Dane administratora skrzynki (imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail) – Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG mogą sami zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Natomiast Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki, przy czym pamiętać należy, że brak numeru PESEL w praktyce uniemożliwia wskazanie tej osoby.
Jak podpisać wniosek?
Wniosek musi być podpisany elektronicznie:
- Profil Zaufany,
- e-dowód,
- kwalifikowany podpis elektroniczny.
Co po złożeniu wniosku?
- Aktywacja: link aktywacyjny dostaniesz e-mailem lub w ePUAP.
- Logowanie: przez ePUAP lub stronę dostawcy (PDU/KDU).
- Regularne sprawdzanie czy korespondencja wpłynęła do Twojej skrzynki
e-Doręczenia – wyzwanie czy szansa?
Wprowadzenie obowiązkowych e-Doręczeń to nieunikniony krok w cyfrowej transformacji państwa, który przynosi zarówno udogodnienia, jak i nowe wyzwania dla przedsiębiorców. Zamiast traktować to jako kolejny narzucony obowiązek, warto spojrzeć na e-Doręczenia jako na szansę na uproszczenie procesów w przedsiębiorstwie, oszczędność czasu i kosztów oraz zwiększenie bezpieczeństwa komunikacji.
Potrzebujesz pomocy w dostosowaniu firmy do nowych przepisów?
Nasza kancelaria wspiera przedsiębiorców w procesie wdrażania e-Doręczeń – od rejestracji skrzynki, przez doradztwo prawne, oraz wparcie w administrowaniu skrzynką do e-Doręczeń.